O ambiente de negócios no Brasil para as micro e pequenas empresas (MPE) sempre foi desafiador, devido não só ao alto custo de encargos trabalhistas, mas também à complexidade tributária. Nesse cenário, muitas empresas passam a enxergar a terceirização de serviços que não compõem a atividade-fim da empresa, tais como limpeza terceirizada, recepção, manutenção, conservação e segurança, como uma alternativa viável de reduzir custos e simplificar suas operações, com menos burocracia e custos relacionados aos aspectos trabalhistas de manter profissionais para esse tipo de serviço.
Entretanto, é sabido que mesmo a terceirização apresenta alguns desafios, e isso faz com que muitos empresários, apesar de entenderem os benefícios da prática, não se sintam seguros quanto a adotá-la em suas empresas. Questões como corresponsabilidade trabalhista e aspectos contratuais podem fazer com que a empresa desista da ideia e parta para contratações diretas.
É preciso, portanto, que as empresas possam avaliar com cuidado todos os prós e contras de se terceirizar certos serviços e, principalmente, que saibam de todas as precauções que devem tomar para assegurar uma relação tranquila não só com a empresa fornecedora dos serviços terceirizados, mas também com os trabalhadores que irão efetivamente prestar os serviços.
A terceirização, como qualquer prática administrativa, conta com vantagens e desvantagens, que devem sempre ser avaliadas no caso concreto de cada empresa, pois podem pesar mais ou menos para cada tipo e perfil de empresa. De forma muito geral, costuma-se avaliar como a principal vantagem a simplificação da relação de trabalho nos casos de atividades que não são consideradas como a final da empresa. Já a principal desvantagem que costuma ser apontada é a fragilidade no relacionamento entre o trabalhador e a empresa, com muitas consequências de ordem prática que podem prejudicar o bom andamento dos serviços prestados.
De forma mais ampla, são muitas as vantagens e desvantagens de se utilizar a terceirização, e todas essas devem ser avaliadas com cuidado para ver quais se aplicam em cada caso, além de se ponderar se existem outros aspectos a ser considerados que sejam específicos para a empresa ou o seu ramo de atividade. Com o intuito de colaborar nessa análise, apresentamos a seguir algumas das principais vantagens e desvantagens, com uma breve reflexão de como podem impactar o negócio e o relacionamento com os trabalhadores.
VANTAGENS
Maior foco no negócio
Ao terceirizar serviços que não fazem parte da atividade-fim da empresa, a instituição consegue manter um maior foco em seu negócio e nas atividades que o compõem. Do ponto de vista estratégico, faz muito sentido que a empresa se concentre em gerir os recursos humanos que contribuem no alcance de seus objetivos, delegando a gestão de demais recursos humanos de serviços para outra empresa, que por sua vez está focada na prestação dos serviços contratados. O resultado tende a ser melhor nos dois campos de atuação, com ganhos de eficiência e produtividade não só na atividade-fim, mas nos demais serviços terceirizados.
Menor esforço de gestão
Muitas vezes, atividades secundárias consomem um esforço de gestão desproporcional ao benefício que agregam ao negócio em si. Contornar a falta de uma recepcionista, por exemplo, pode ser mais custoso do que tratar a falta de um engenheiro. Quando as atividades- meio são terceirizadas, a empresa prestadora dos serviços trata essa questão, já contando normalmente com pessoal extra para cobrir não só essas eventualidades, mas períodos de férias, afastamentos médicos, licença-maternidade e outras situações que, no caso de contratação direta, resultariam em indisponibilidade do profissional.
Aumento na especialização
Tanto a contratante quanto a contratada têm a oportunidade de especializar mais em seu ramo de atividade, investindo de forma mais focada em atividades de formação de suas equipes, como treinamentos e capacitações. Além disso, as áreas de recrutamento também podem se especializar mais, desenvolvendo processos de contratação específicos para cada tipo de atividade, com maior assertividade e menor rotatividade.
Maior continuidade dos serviços
Com a terceirização, eventuais faltas são cobertas de forma simples e eficiente, garantindo uma melhor continuidade dos serviços. No caso de demissão voluntária do trabalhador, por exemplo, a reposição no contexto de terceirização é quase imediata, normalmente envolvendo o deslocamento de profissionais à disposição da empresa para cobrir faltas, licenças e afastamentos. O processo de reposição do trabalhador passa quase despercebido pela empresa.
Diminuição de passivo trabalhista
Embora a Justiça do Trabalho cada vez mais considere o tomador de serviços como solidário em questões trabalhistas, de forma geral o passivo decorrente de ações trabalhistas é menor no contexto de terceirização, até mesmo porque nem todas as questões podem ser relacionadas de forma direta à tomadora dos serviços.
DESVANTAGENS
Desemprego na implantação
Se a empresa contratante está passando por um processo de transição, indo da contratação direta para a terceirização, isso gera um efeito indesejável de desemprego nas primeiras fases da transição. Embora isso possa ser atenuado com a absorção pela terceirizadora dos trabalhadores dispensados da contratação direta, nem sempre todos os profissionais poderão ser reaproveitados. Essa questão pode gerar desconforto com os profissionais e até mesmo com os sindicatos que os representam. Pensando nesse cenário, é importante que as empresas avaliem desde cedo os casos em que pode haver terceirização, para evitar essa situação no futuro.
Inabilidade de interferir nos custos
Ao delegar a outra empresa a gestão de certos cargos, a empresa perde a habilidade de atuar em questões concernentes aos custos envolvidos, sendo obrigada a confiar na habilidade de gestão da empresa contratada. Embora isso não chegue a representar um problema, devido ao alto grau de especialização na gestão que as prestadoras de serviços terceirizados conseguem alcançar, para muitas empresas, principalmente as de gestão mais conservadora, isso pode gerar situações de desconforto, ocasionando inclusive dificuldades no relacionamento.
Afastamento entre empresa e colaboradores
Embora os trabalhadores terceirizados normalmente se submetam a uma relação trabalhista com uma empresa mais focada em seus perfis profissionais, no ambiente da efetiva prestação de serviços existe um inevitável afastamento entre eles e a empresa contratante. Benefícios diferenciados, participação em programas e ações de treinamento diversas e outras situações que dificultam a vinculação mais forte entre trabalhador e empresa são aspectos que devem sempre ser ponderados.
Mudança na estrutura de poder
Muitas empresas continuam enxergando a relação dos trabalhadores terceirizados com a empresa absolutamente da mesma forma que em uma contratação direta. Embora até certo nível isso seja verdade, o fato é que a estrutura de poder se altera, envolvendo camadas hierárquicas intermediárias que, na contratação direta, não seriam necessárias. Como essas mudanças impactam em áreas que tipicamente não envolvem a atividade-fim do negócio, isso pode não representar um problema digno de nota; entretanto, desconsiderar esse aspecto pode causar dificuldades desnecessárias
Antes de poder definir quais serviços podem ou devem ser terceirizados, a empresa precisa ser capaz de responder por que adotar a terceirização. Esse processo consiste em uma exaustiva análise das vantagens e desvantagens da prática, bem como um criterioso processo de avaliação do que é considerado atividade-fim e o que é atividade-meio da empresa. Entendendo esses aspectos, a empresa pode colocar tudo na balança e avaliar se existem, de fato, motivos para terceirizar alguns de seus serviços. Se a empresa já conta com um número considerável de profissionais terceirizáveis, essas ponderações devem ser ainda mais cuidadosas.
Feito esse estudo inicial, é preciso concentrar uma maior atenção na questão de quais atividades não são essenciais ao negócio, ou seja, são consideradas atividades-meio. Todos os serviços que se entendem como ligados ao negócio em si, ou de considerável relevância estratégica ao negócio não devem ser terceirizados. Um exemplo de serviço com relevância estratégica são as atividades de planejamento, governança e gestão de TI (Tecnologia da Informação), devido à importância que essa atividade representa para os ambientes de negócios hoje em dia.
Observa-se, entretanto, que atividades de TI de cunho operacional, que não estejam relacionados ao negócio em si (suporte e manutenção de computadores, atendimento ao usuário, e até mesmo algumas atividades de desenvolvimento de sistemas, no regime de fábrica de software) podem ser terceirizados, com possibilidade concreta de ganhos de produtividade e eficiência.
As atividades que possuem relevância ao negócio em si, como a área de produção e de vendas, entretanto, devem ser mantidas ao máximo sob o controle da empresa, por terem não só um envolvimento direto na geração de valor realizada pelo negócio, mas relevância estratégica para a instituição. Essas atividades devem sempre permanecer sob a gestão direta da empresa, e é de redobrada importância que a relação com os trabalhadores ocupantes desse cargo estejam ligados de forma legal e efetiva diretamente à organização.
O relacionamento com a empresa prestadora de serviços é de grande relevância para qualquer projeto de terceirização, e muitas empresas, embora tenham efetuado um planejamento adequado e criterioso, podem ver a iniciativa fracassar devido à inadequação da empresa prestadora de serviços. Conhecer o histórico e o perfil da empresa prestadora de serviços, portanto, é de grande importância, e é considerado um fator crítico para o sucesso da terceirização.
Primeiramente, é preciso ter boas referências da empresa, seja através do mercado ou de algum sistema que permita a identificação e a avaliação por parte de outros contratantes. A Internet é uma excelente ferramenta para auxiliar nesse tipo de avaliação prévia, funcionando como plataforma para conhecer um pouco do relacionamento pregresso da empresa com outros tomadores de serviços.
Verificar o índice de reclamações feitas dos serviços da empresa, tanto judicialmente quanto em organizações criadas para esse fim é uma prática altamente aconselhável. Lembre-se sempre que a justiça pode determinar a solidariedade do tomador de serviços em causas trabalhistas, portanto não é recomendável se associar a quem tem um histórico ruim de relacionamento com seus trabalhadores no âmbito judiciário.
Também é preciso entender sobre o processo de gestão da empresa, sabendo como ela trata diversas das questões comuns em contratos de terceirização, como faltas e afastamentos, por exemplo. Outro aspecto importante é a compreensão clara do processo e dos critérios de seleção dos profissionais que irão efetivamente prestar os serviços, uma vez que, via de regra, a contratante não tem um papel determinante nessa atividade.
Embora a gestão das equipes normalmente fique a critério da terceirizada, é preciso verificar qual o grau de decisão conferido à contratante na aprovação dos profissionais. Se isso for um fator determinante na alocação e na contratação dos trabalhadores que irão prestar os serviços, esse pode ser um critério eliminatório na decisão de qual empresa contratar.
A gestão da qualidade também é outro ponto com que as contratantes devem se preocupar. Por esse motivo, muitas empresas prestadoras de serviços investem em certificações, como ISOs, para tentar dar transparência e garantia de seus processos de qualidade.
Por fim, os aspectos culturais também devem ser levados em consideração. É importante entender quais os valores da prestadora de serviços, e avaliar se eles são coerentes ou conflitantes com os próprios valores da empresa. Esse talvez seja um dos aspectos mais importantes na escolha da terceirizadora, muitas vezes desconsiderado por um grande número de empresas que se utilizam desses serviços.
Dicas de um bom contrato de terceirização
Um contrato de terceirização deve refletir todos os aspectos considerados importantes pela empresa que irá tomar os serviços. Como muitas prestadoras de serviços têm uma preocupação muito grande com aspectos legais e trabalhistas, tendem a querer trabalhar com modelos de contratos prontos e padronizados. Se a empresa que estiver contratando os serviços entender que aspectos importantes do relacionamento devem ser resguardados em contrato, não só pode como deve exigir que estejam expressos no documento.
A recusa da empresa em flexibilizar esses termos, ou mesmo de discuti-los para chegar a um consenso, pode ser um forte indício de uma relação difícil e tumultuada no futuro, e o contratante não deve fechar os olhos a isso.
O site oHub realizou em Junho de 2016 uma pesquisa com empresas de terceirização de limpeza. Foram levantados os valores mensais de 3 quantidades diferentes de terceirização de posições de limpeza em um contrato anual.
Limpeza terceirizada perfil 1
Detalhes do perfil orçado:
3 posições de limpeza
5 dias por semana
Período integral
Contrato de 1 ano
Incluíndo os produtos e equipamentos de limpeza
O preço médio para este perfil de terceirização é de R$ 9.504,00, sendo o valor máximo R$ 15.000,00 e o mínimo R$ 3.450,00
Limpeza terceirizada perfil 2
Detalhes do perfil orçado:
1 posição de limpeza
5 dias por semana
Período integral
Contrato de 1 ano
Sem incluir os produtos e equipamentos de limpeza
O preço médio para este perfil de terceirização é de R$ 3.080,00, sendo o valor máximo R$ 4.800,00 e o mínimo R$ 1.540,00
Limpeza terceirizada perfil 3
Detalhes do perfil orçado:
1 posição de limpeza
3 dias por semana
Meio período
Contrato de 1 ano
Sem incluir os produtos e equipamentos de limpeza
O preço médio para este perfil de terceirização é de R$ 2.382,00, sendo o valor máximo R$ 3.567,00 e o mínimo R$ 1.380,00
